アイ・オー・データ 命名くん（MM） MM/PG-STD10 [電子帳簿保存法対応アプリ 年間ライセンス10台分]

商品紹介

改正 電子帳簿保存法とは

2022年1月1日からの電子帳簿保存法の改正により、紙で受領した国税関係の書類（請求書など）を電子データで保存しやすくなりました。その反面、電子データで保存するための厳格なルールが定められています。
メール等で受領した請求書や注文書のPDFデータは、今回の改正でプリントアウトして紙で保存することができなくなり、必ず電子データで保存する必要があります。

さらに電子データで保存するためには、データが改ざんされていないことを明らかにする（真実性）ことや、確認を求められた場合に即座に当該取引のデータを表示できる（可視性）ことが求められています。

各企業の対応準備が間に合っていないこともあり、2024年12月31日までは一定の要件を満たす場合には、引き続き電子データを紙で保存できることになりました。
ただし、延期されたり猶予期間があるわけではありません。罰されないだけで厳密には法令違反状態となります。

真実性

具体的な方法としては、PDFデータにタイムスタンプを付与したり、社内で事務処理規程を定めて安易に訂正削除は行わないように、社内ルールを徹底することで真実性を確保する。
他にも受領した電子データを取引年月日、取引先名、取引金額で検索できるように、PDFファイルをこれらの文字列にファイル名変更（リネーム）して保存するなどの方法が国税庁から示されています。

可視性

取引情報の中から特定のファイルを、検索項目「取引先名」「取引年月日」「取引金額」を組み合わせて検索できることが求められています。国税庁からは具体的な例として下記が示されています。

1.検索項目をファイル名に設定し、「取引先」や「年月日」のフォルダーを作成して管理する。
2.ファイル名と検索項目の索引簿を作成し、ファイルと共に管理する。

国税庁の電子帳簿保存法Q＆Aも合わせてご確認ください。

命名くんが解決できる課題

実際に受領したPDFファイルを取引年月日、取引先名、取引金額にリネームしようとすると、下記のような課題がでてきます。

1.内容確認のためにファイルを開いた状態でリネームすると、エラーが発生して実行できない。
2.作業者が変わることで略称を使ってしまうなど、取引先名の統一ができず、検索してもデータが見つからない場合がある。
3.紙の書類のようにバインダーに綴り、書架に保存するといった手段が電子データには無く、個人利用のPCに保存してしまうことで検索できなかったり、誤って削除してしまう。

解決できる課題1：ファイルを開いた状態でリネームできない

受領した見積書を見ながらリネームを行おうとすると、ファイルを開いているためリネームができません。「命名くん」ならファイルを開いて内容を確認しながらリネームすることができます。

解決できる課題2：ファイル名の入力ゆれにより、検索してもファイルが見つからない

複数の担当者がリネームする場合、担当者によってゆれが出てしまい、必要なデータを検索することができなくなります。「命名くん」なら簡単な操作で入力ゆれのないリネームができます。

金額の位取りカンマの有無の設定や、取引先名を事前登録しておくことで、ゆれの無い状態を保つことができ、設定情報は社内での共通設定として登録することができます。一度登録してしまえば、社内の担当者全員が取引先名をクリックするだけで共通したリネームが行えます。

解決できる課題3：個人利用のPCに保存したため、ファイルが見つからなかったり削除してしまう

紙の帳票と同じく、電子データも7年間の保存義務があります。受領した請求書を個人利用のパソコンに保存していると、操作ミスや故障などの要因で消えてしまうリスクがあります。「命名くん」なら100年保存できるブルーレイディスク（M-DISC）に定期的に保存できるので安心です。

入力項目を共通化！ボタンクリックでリネーム作業の単純化

検索しやすくするためにファイル名に日付や金額、取引先名を付けることになりますが、取引先名は作業者によって入力ゆれが発生しやすい項目です。
アイオーデータ、アイ・オー・データ機器、I-O DATA などバラバラに入力してしまうと後々の検索性を著しく低下させ、国税調査があった場合にすぐに取引情報を提示できなくなります。

「命名くん」は、取引先名称の登録情報をインポート／エクスポートすることができます。
全ての取引先を登録した後にエクスポートすれば、他の社員が利用しているPCにインストールされた「命名くん」に取引先情報をインポートして利用することができ、入力ゆれを防ぐことができます。

リネーム後の保存先は保存性を考慮して、作業しているクライアントPCではなく、NAS（ファイルサーバーやメーカーランディスク）に保存することをおすすめします。
NASを利用していない環境では、保存性の高いBlu-rayディスク（M-DISC）に保存しましょう。

電子取引データの長期保存に安心なBDへの書き込み機能

故障や紫外線によるデータ消失の恐れが少ないBlu-rayディスクは、重要なデータの長期保存に最適です。命名くんは、Blu-rayディスクへの書き込み機能を備え、電子取引データの保存が簡単な操作で行えます。また、データの書き込み忘れを防ぐため、定期的に操作のタイミングをお知らせしてくれます。
このほか、誤った操作による書き込みを検知するためのチェック機能や、これ以上データの書き込みをできないようにするクローズ機能があります。

対応するブルーレイドライブ

一回記録（追加記録は可能）の光ディスクにのみ書き込めるようになっており、繰り返し上書きができる光ディスクを認識しないように設計された、電子帳簿保存用外付ブルーレイドライブをご用意しています。これにより意図しないデータの消去や上書き、誤操作による電子取引データの損失を未然に防止します。

真実性を担保するタイムスタンプと連携

メーカーのタイムスタンプソリューション「APX2-EVID/5P」と連携して、電子取引データのリネームからタイムスタンプの付与までを、一連の流れとして実行できるよう設定が可能です。

メーカーNAS（ランディスク）と連携してさらに快適に

「命名くん」と機能連携できる機能アップソフトウェア「電帳法パッケージ（仮）」をメーカーランディスク（HDL-HA／HDL-XAシリーズ）に追加することで、さらに便利にご利用いただくことができます。
「電帳法パッケージ（仮）」は2022年夏ごろ提供予定です。

商品スペック